科學研究的方法之五 ——如何在科學會議上作報告?

作者: 時間:2017-02-20 點擊數:

 編者按: 

      做科學研究,首先要學習做研究工作的方法。所謂 “工欲善,必先利其器”,這句話就是講改進和完善自己工作方法的重要性。

      作者蔣百川博士后期間,因教授Flom “世界上有多少事沒人做過,你做得過來嗎?這不能成為你要做這個研究的理由”的反問,開始認識到學習 “研究方法” 的重要性。之后蔣百川進行了相關課程的學習,并在實踐中不斷改進,逐步掌握了這方面的知識。2013年他退休后開始陸續撰文分享積累的經驗、心得體會,并匯聚成一本《科學研究的方法》。《知識分子》獲作者授權,將陸續為大家分享書中內容,此為該系列的第五篇。

 

撰文蔣百川(美國諾瓦東南大學教授)

 

在科學會議上作報告的方法

    參加國際學術會議,在會議上報告自己的研究成果,并與同行作交流,是毎個年青科學工作者所向往的事情。在國際會議上通常有兩種方式報告研究成果,即墻報poster及大會發言oral presentation。 本文暫且不談這兩種方式的差別與選擇,只集中討論在大會發言(對于新人,多數是會被安排在各專題報告時發言)時的方法及應注意的問題。一個人在講演時的表現,也會體現出此人的各方面的素養,所以是要非常認真對待自己的每次講演。

    總的來說,在會議中發言最需要避免的是 “我是在告訴你們這些信息(聽不聽得懂與我無關)” 的思想,而是要樹立 “我想與你們分享自己的成果,希望我的報告能讓你們得到或了解些什么” 的觀念。為了做到這一點,在講演時(從準備講演開始)應注意以下幾個方面:

    1)選擇所要講的內容的關鍵要點,一般會議發言只給15-30分鐘時間,你不可能把一項研究工作的方方面面都詳細講到,所以突出重點很重要。

    2)在講演一開始要告訴聽眾你今天準備講哪幾方面的問題。

    3)先要了解你的聽眾對于你要講的問題和內容的知識程度,例如對完全對口的同行作報告時你可以忽略一些專業術語的解釋、對某項指標的測量方法等等,但是對僅在大專業范圍一致的或者跨領域的聽眾作報告時,為了使大家都能聽懂你在說什么,必須考慮在某些地方要作深入淺出的說明。

    4)把講演內容分成幾個重點,使自己能把握好時間及節奏。

    5)要避免使用含糊和模糊不清的語言,例如不要講:“我想這個結果大概是XXX意思” (注意這句話中的 “想”“大概” 均是不很肯定的意思)。你自己也不確定,如何能使別人相信?

    6)在講演中,要注意節奏與層次,使得聽眾能逐步深入,完全聽懂你講的內容,要避免給聽眾過多的信息而來不及理解與接受的情況,這其實是講演的藝術之一。

    我個人的體會是你準備完講稿之后,要把自己設想為是一名聽眾,想一下這個講演你自己能聽得懂嗎?

    無論毎次會議有多少聽眾,認真準備好你在科學會議上的每次講演,是你成為你的領域內一名成熟的研究者的必經之路。

如何準備你的講演

 

    學生經常會問,我應該什么時候開始準備我的講演?我的建議是一旦你知道你的摘要被會議作為發言oral presentation錄用后,你應該立即開始著手準備,并且應是在去參加會議的一個月之前完成你的 PPT的初稿。在剩下的一段時間內,你可以再重復檢查二、三次你的講稿(見如下步驟),最后爭取在學校里先試講一次并聽取老師和同事的意見,這種意見不僅是針對你所講的內容,而且也要對你的表達方式提供改進的建議。

    無論會議給你的講演時間是10分鐘還是50分鐘,準備過程是一樣的,一般有三個步驟:

    第一步:請你工作中的好友幫你排演一次,此次著重檢查你講演的內容。你們著重考慮如下問題:你報告的內容是否全面?有沒有可以省略的內容?要講述的內容在前后次序安排上是否合適?同時要請他們其中一人幫助你計時。

    第二步:在對上述問題作了修改以后,進行第二次排演。這次要檢查:幻燈片的內容是否清楚?講演在各節點上有否作了停頓?圖片與文字,幻燈片與講演有否很好的銜接與對應?總之,這一次主要是請同事幫助你審查幻燈片方面的問題及提供改進的建議。

    第三步:然后,在改進了你的幻燈片以后,再作一次完整的排演或試講,此時要在講演后還包括提問和回答的環節,你需要在回答提問方面作些練習及準備,因為這往往是對新人來說最為困難并無從準備的一個環節。如上述,你可以在學校或系里試講時完成這一步的準備。

PPT 的準備

    一般情況下,如果沒有幻燈片的幫助,你很難能讓聽眾在報告時始終集中他們的注意力。沒有幻燈的幫助,也往往難以把復雜的內容(如實驗裝置步驟、數據結果等)表達清楚。另一方面,一篇很好的講演也可能被使用了不合適的幻燈、講演時遇到的設備上的技術問題等因素搞砸。這方面的注意事項雖然是老生常談的事情了,但是在科學會議中這方面的錯誤仍然會經常發生。首先要記住幻燈僅是你講演時的一個輔助手段,有的人把幻燈做得色彩繽紛、在幻燈中放入一些奇葩的標記、加上一種兒童電視中的音響效果等等,以為是別出新裁,吸引眼球,其實是在喧賓奪主,分散聽眾對你講演的注意力。

    以下是幾點建議:

    1)一般規則:幻燈數量要少而精;應選擇平淡整潔容易閱讀的版面;在背景與文字的顏色選擇方面要注意對比度的問題;一個報告的PPT應使用始終如一的格式:如統一的色彩、字體、布局等。

    2)文字方面的規則:一張幻燈片中以6行字最好,盡量不要超過8行,尤其會場比較大時更應注意這個問題,這樣規定的目的是為了坐在后排的聽眾也能看清楚;要選擇清淅的字體;避免使用大寫字母(讀起來比較費勁);每一行的右邊要對齊,左邊自由,這樣做是使得每個字母的間距相等。

    3)插圖方面的規則:盡量保持一個幻燈片中只有一個圖;當一張圖中有許多條曲線時,應該用符號、而不是用顏色來區分這些曲線;盡量要給出各點(均值)的變化大小(如方差);對坐標要加標識,說明其代表什么;避免使用三維數據圖。

    4)表格方面的規則:表格要盡量簡單;表格一般適宜用在發表文章上、但不適宜講演;實在需要使用表格時,每列的數據或文字需對齊;對每行與每列的含義要給出說明,對測量值要注明單位。

在作報告時的幾點建議

    1第一張幻燈片:如同文章一樣,第一張幻燈片應給出題目、作者的姓名和單位。當你站在發言臺前,銀幕上放出第一張幻燈片時,首先要利用這個短暫的時間用眼睛向你的聽眾致意,然后對于這一節session的會議主持人表示感謝,對于你的演講題目也要說些什么。然后再換到第二張幻燈片。

    2)講演與幻燈之間的關系:用語言去填補幻燈片中沒有表達的信息,你的目的是使用語言與文字來共同表達,不需要你去讀幻燈片上的文字。說到這里或許你可以明白為什么有前面說過的對幻燈片的要求。在幻燈片的文字中,你可能只需要一些關鍵詞,但是在講演中,你說岀來的句子必須是完整的。

    3)在演講時,需說明你的摘要與這個講演的區別之處(如果有這樣的情況):許多人早早就提交了會議摘要,然后直到會議前夕又做了很多工作,或者修改了摘要中的數據及結論,因此在講演時必須告訴聽眾作了哪些改動以及理由。例如你可以說:"Please note that these results differ from those in the printed abstract.  The current results include data from an additional 50 cases."

    4)按會議規定準時結束非常重要。拖遲時間是不遵守規則的表現,那時候聽眾會開始不耐煩聽你繼續講下去,所以你的內容再精彩也沒有用了。由此可見你通過會議前的演習,把握好時間的重要性。

    5)在回答問題的環節。一般會議有510分鐘的提問時間,你回答問題時的表現,會給聽眾對于你的知識背景的一種印象,所以要好好把握這個環節。所以對于這個環節我要說得詳細一點。以下是一些建議:

    a)事先要對與你講演內容有關的基礎知識有充分了解與準備,否則不容易對付各種問題。

    b)最好事先能了解到聽眾的大致水平和情況。

    c)你講演開始時(或報告前)與會議主持人打招呼此時可能會發生作用,當有人執意堅持他的問題并與你糾纏時,你可以示意他,請他幫你解圍。

    d)注意在回答問題時要避免涉及年齡、性別、宗教信仰、民族等敏感話題。

    e)當一個問題提出來以后,你可能會迅速想到他為什么問這個問題,此人的姿態body language有時會給你這種感覺。例如他是否真的需要得到你的答案還是為了表現他自己?但是你必須記住,你的回答不是給他一個人聽的,而是需要面對所有聽眾,所以在任何情況下,你應僅針對問題本身作答,忽略對提問者個人的看法。

    f)在出現壓力時,要保持冷靜。以柔克剛,不要去挑戰提問者,始終與會場中的聽眾保持對視,以便從中獲得鼓勵與幫助。

    g)及時糾正提問中的錯誤假定,以免被提問者誤導。

    h)不要將你的回答延伸到去作另外一個報告,你可以說:This is next topic which I will present in the next year meeting (or tomorrow session XX

    i)不要取笑低級的問題,你可以用真誠的態度向他提供一些基礎知識。

    j)如果問題很長或涉及面較大,你需要較長時間回答時,可以要求散會后私下交流。

    k)如果你知道提問者是你領域的權威,而他的問題又較難時,你可以請他自己談談他的意見。

    l)如果你無法回答所提出的問題時,最好誠實地告訴聽眾,并且尋求是否有人可以回答這個問題。

    m)如果有人打斷你的發言時,你可以請會議主持人幫助,也可以說:I am coming to this particular point later. 去制止那個人的糾纏,無論你是否在接下來真的會涉及此問題。

    n)如果因為會場中的設備等問題,使得不是每個人都能聽清楚提問時,在你作解答前最好把問題簡要地重復一遍。

    在國際會議作講演需要一定外語能力,許多人可以把報告內容背出來,但是在提問環節卻一點都聽不懂,更不用說回答聽眾的提問。所以要慎重考慮你是否合適用演講的形式(你還可以選poster的方式)。參加學術會議并報告自己的研究成果,從時間順序上來講,應是在完成了實驗工作并初步總結了研究結果(數據處理、分析,及得出初步結論)之后,為此希望去會議作交流,聽取同行意見,為下一步發表文章作準備。這也是科研工作的一個環節,所以目的應該是單純的,態度應該是真誠的。

 

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